Hulp nodig? Veel gestelde vragen

Waarom is dit archiefconcept de oplossing? 

Met een van onze bundelsystemen leegt u heel eenvoudig en met één enkele handbeweging uw ordner. De gebundelde inhoud kunt u opbergen in één van onze archiefdozen. De archiefdoos wordt daarna in de archiefcontainer geplaatst. De archiefcontainers zijn eenvoudig schakelbaar, zowel in de hoogte, breedte als ruggelings. Door op deze manier te archiveren kunt u in dezelfde ruimte 50% meer archiveren. Kortom, een heel toegankelijk archiefsysteem dat u ruimte, tijd en geld bespaart. 


Kan ik de hoogte van mijn archiefruimte volledig benutten? 

De archiefcontainers kunt u - indien u de containers rug-aan-rug plaatst - gerust tot ca. 2.75 - 3.00 meter opbouwen (Dit betekent bij gebruik van de Standaard of de Jumbo container maximaal 10 stuks hoog). De wandplaatsing echter kan niet hoger dan maximaal 1.90 meter (Bij gebruik van de Standaard en Jumbo container betekent dit maximaal 7 hoog). Wel dient u rekening te houden met de ARBO-technische eisen, zoals het gebruik van de juiste trap of kruk.   

 

Hoe lang moet ik archiefstukken bewaren? 

U bent wettelijk verplicht alle stukken die op uw onderneming betrekking hebben gedurende 7 jaar te bewaren. Deze periode van zeven jaar gaat telkens in na afloop van een boekjaar en geldt dus voor alle op dat jaar betrekking hebbende stukken. Dit betreft de boekhouding, jaarstukken, kopieën van facturen, in- en verkoopdocumenten, ontvangen en verstuurde brieven, faxberichten, e-mail enz. Er zijn echter uitzonderingen, bijvoorbeeld documenten met betrekking tot onroerend goed. Deze moeten 10 jaar bewaard worden. Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor de nieuwste wetgeving. Let op dat de juridische termijn van dossiers als bewijsmateriaal 30 jaar is. Elders op onze website vindt u een overzicht met bewaartermijnen. 


Ik scan mijn getekende documenten en vernietig dan de papieren versie. Mag dat? 

Op onze vraag "Hoe heeft u uw archief ingericht?" krijgen wij vaak de reactie "Archiveren? Nee hoor, wij doen alles digitaal. Contracten scannen wij na het tekenen in en dan vernietigen wij het papieren document." Alleen ingescande documenten bewaren, kan u op juridisch gebied problemen op leveren, zie voor meer informatie het blog van mr. Judith van der Woude. 


Hoeveel kan ik in de archiefcontainers opbergen? 

Dit is afhankelijk van het type archiefcontainer dat u heeft gekozen. Wij adviseren een maximale belasting per archiefcontainer van ongeveer 18 kg. 


Waarom zou ik mijn ordners leeghalen? Ik zet ze liever meteen in een archiefstelling.

Dat kunt u gerust doen, zolang de extra benodigde ruimte en hogere drukpuntbelasting geen probleem is. Bedenk wel dat ordners door hun zware belading gemakkelijk omvallen. De inhoud wordt sneller vies en vettig, doordat ze stil op de plank staan. Leegmaken bespaart u al 40% ruimte. Wilt u gevulde ordners toch stofvrij en overzichtelijk opbergen, dan is de Direct container voor u een goede keuze. 


De archiefdozen die ik nu gebruik zijn goedkoper.

Wellicht zijn uw huidige archiefdozen in aanschaf goedkoper. Onze archiefdozen zijn van een zware kwaliteit karton. De zijkanten zijn verlijmd, zodat u geen tijd en dus geld kwijt bent aan het vouwen en mogelijk vastzetten met klemmetjes. Onze archiefdozen zullen bij overvolle belading niet gaan "buiken" en dus niet scheuren of openvallen. Zo blijft uw archief altijd overzichtelijk. 

 

Zijn de Bundelbeugels en Quickbinders milieuvriendelijk en veilig voor mijn documenten?

De Bundelbeugels en Quickbinders zijn PVC-, zuur- en weekmakervrij en zullen ook bij permanente bewaring de documenten niet aantasten. Deze kunststofmaterialen worden gemaakt van Polypropyleen en Polyetyleen (PP en PE). Bij gescheiden inzameling zijn deze recyclebaar. Bij eventuele verbranding komen géén giftige stoffen vrij. Dit geldt voor al onze producten vervaardigd van kunststof. 


Hoe milieuvriendelijk zijn de archiefdozen en -containers?

Golfkarton bestaat uit organische substanties en is biologisch afbreekbaar. Het karton is 'chloorvrij'. De grond- en hulpstoffen zijn van een dusdanige samenstelling dat het karton geschikt is voor duurzame opberging. De pH-waarde is neutraal (6.7 - 7.5). Zelfs de inkt en de gebruikte papiersoorten bevatten géén schadelijke stoffen. Voor de belijming van de archiefdozen en -containers zijn eveneens geen lijmsoorten gebruikt waarin schadelijke stoffen voorkomen.  Al onze archiefdozen, m.u.v. de zuurvrije archiefdozen, zijn vervaardigd van 100% gerecycled en recyclebaar FSC® gecertificeerd karton. De containers zijn vervaardigd van deels gerecycled en volledig recyclebaar FSC® gecertificeerd karton 


Zijn de archiefdozen zuurvrij?

Het zuurgehalte in karton wordt bepaald door de hoeveelheid (rest)lignine in de samenstelling. Lignine is met cellulose het hoofdbestanddeel van hout. Bij de fabricage van cellulose wordt de lignine en de hars verwijderd. Er blijft tussen de 1 en 5% van de lignine achter in de cellulose. Bij het bleken van de cellulose wordt het restant aan lignine verwijderd en ontstaat er een sterkere en wittere cellulose. Alleen karton dat voor 100% uit gebleekte cellulose wordt gefabriceerd is vrij van lignine. Gewoonlijk wordt dit alleen toegepast indien er sprake is van direct contact met levensmiddelen of vanwege esthetische aspecten. De lignine in het karton van de archiefdoos zal de kwaliteit van het papier dat er in bewaard wordt niet beïnvloeden. Lignine verwijderen is bovendien een erg duur en milieu onvriendelijk proces. 

Al onze archiefdozen zijn gemaakt van karton met een kleine hoeveelheid lignine en voldoen aan de pH-neutraal waarde. Ons assortiment is aangevuld met volledig zuurvrije gemeente archiefdozen volgens de geldende ICN normen 3 en 4, voor resp. lange en middellange archiefbewaring zoals de Archiefwet voorschrijft. 


Is er een archiefdoos waarin ik mijn ordner kan bewaren?

Ons wordt regelmatig gevraagd naar een archiefdoos waarin 1 ordner bewaard kan worden. Geen van onze archiefdozen is hiervoor geschikt. Wij zijn wel benieuwd naar de achterliggende gedachte achter deze vraag. Wilt u 4  volle ordners archiveren dan kunt u kiezen voor de Direct container, deze is speciaal voor dit doel ontwikkeld. U archiveert dan geen lucht en heeft toch bijna alle voordelen van ons archiefconcept.