Inspiratie Overheidsinstelling


Ons archiefconcept bij overheidsinstellingen


"De kluis waar het semi-statisch gedeelte van het archief van gemeente in opgeslagen moest worden bleek veel te klein te zijn om alle dossiers in op te bergen. Via een partijtje voetbal in de straat werd een van de medewerkers geattendeerd op een ander opslagsysteem, waardoor in minder ruimte, het aantal archiefmeters bijna verdubbeld kon worden! De medewerker had hier wel oren naar en besloot de buurman eens uit te nodigen op kantoor voor een kopje koffie om zo eens meer te horen en te zien over het opslagsysteem. Zo kwam het dat hij de brochure onder ogen kreeg van Loeff's patent. Naar aanleiding van dit gesprek werd er een afspraak gemaakt met Loeff's patent om eens te kijken hoe het een en ander in elkaar zat en wat we er precies bij moesten bedenken. Want het is allemaal wel leuk zo'n brochure maar we wilden het graag in het echt zien. Een medewerker van Loeff's patent kwam met een paar samples naar het gemeentehuis  om het allemaal uit te leggen.

Helaas bleek op dat moment dat onze gemeente archiefdozen niet goed in de zogenoemde Jumbo Container pasten. Het was allemaal net te klein. De medewerker vond dat spijtig, maar wilde graag in dit geval een pasklare oplossing bedenken. Dit vergde enig huiswerk, maar uiteindelijk kwam men met nieuwe passende monsters. De Jumbo containers konden namelijk gemakkelijk precies op maat gemaakt worden zonder bijkomende kosten. En zo geschiedde. Enkele maanden later werd het oude semi-statische archief van de gemeente omgebouwd naar het nieuwe. Toch leek er nog even een kink in de kabel te komen. In eerste instantie was de opmerking van het GAR dat de te bewaren dossiers hier niet in mochten worden geplaatst, omdat het karton was en niet brandwerend. Na overleg bleek dat brandwerendheid weliswaar een wettelijke eis is, maar betrekking heeft op de archiefruimte (muren, plafonds, vloeren, deuren etc) zelf. En daar dient men zich aan te houden. Hiervoor was nog een oplossing nodig. Het eindresultaat ziet er allemaal keurig uit en inderdaad: er kan veel meer in dan er ooit gestaan had. Al met al zijn wij bij de gemeente dik tevreden met deze opstelling. Belangstellenden kunnen altijd een afspraak maken om het een en ander in zijn werk te zien."


Leon Hakkenbroek, medewerker DIV