Hulp nodig? Häufig gestellte Fragen / FAQ

Warum ist dieses Archivierungskonzept die Lösung? 

Mit einem unserer Bündelungssystem leeren Sie mit einer einzigen Handbewegung leicht Ihren Ordner. Den gebündelten Inhalt können Sie in einem unserer Archivkartons aufbewahren und diese in den Archivcontainer setzen. Die Archivcontainer sind einfach zu verbinden, sowohl in der Höhe, Breite und an der Rückseite. Wenn Sie auf diese Weise archivieren, können Sie weitere 50 % im gleichen Raum speichern. Kurz gesagt: Insgesamt ein sehr zugängliches Archivierungssystem, das Raum, Zeit und Geld spart. 


Kann ich die Höhe meines Archivs voll und ganz nutzen? 

Die Archivcontainer können Sie, wenn Sie die Container Rücken zu Rücken setzen, ruhig bis zu etwa 2,75 bis 3,00 Metern aufbauen (Das bedeutet, bei der Verwendung der Standard- oder Jumbocontainer bis zu 10 Stück aufeinander). Die Wandanordnung darf jedoch nicht höher als maximal 2 m sein (Bei Verwendung der Standard- und Jumbo-Container, bedeutet dies ein Maximum von 7 aufeinander). Sie sollten dabei jedoch die Gesundheit und technischen Sicherheitsanforderungen berücksichtigen, wie die richtige Verwendung einer Leiter oder eines Schemels.  

 

Wie lange muss ich Archivalien aufheben? 

Sie sind gesetzlich verpflichtet, alle Dokumente, die sich auf die letzten 6 Jahre Ihres Unternehmens beziehen, aufzubewahren. Dieser Zeitraum von sieben Jahren beginnt immer nach dem Ablauf eines Geschäftsjahres und gilt somit für alle in diesem Jahr dazugehörigen Unterlagen, wie, Buchhaltung, Jahresabschluss, Kopien von Rechnungen, Kauf- und Verkaufsunterlagen, empfangene und gesendete Briefe, Faxe, E-Mail usw. Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise im Zusammenhang mit Immobiliendokumenten. Diese müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Konsultieren Sie die Website des Finanzamts für die neuste Gesetzgebung. Bitte beachten Sie, dass die gesetzliche Grenze für Dokumente als Beweismittel 30 Jahre beträgt. An anderer Stelle auf unserer Website finden sie eine Übersicht über die Aufbewahrungszeiten. 


Ich scanne meine signierten Dokumente und werfe danach die Papierversion weg, ist das erlaubt? 

Auf unsere Frage: „Wie haben Sie Ihr Archiv eingerichtet?“ erhalten wir oft die Antwort „Archivieren“? Nein, wir machen alles digital. Verträge scannen wir nach der Unterzeichnung und werfen das Papierdokument weg." Nur gescannte Dokumente aufbewahren, kann im rechtlichen Bereich zu Problemen führen, fragen Sie Ihren Anwalt um Rat. 


Wie viel kann ich in einem Archivcontainer lagern? 

Dies hängt von der Art des Archivcontainers ab, den Sie gewählt haben. Wir empfehlen eine maximale Belastung pro Archivcontainer von etwa 18 kg.  


Warum sollte ich meine Ordner leer machen? Ich stelle ihn lieber sofort ins Archiv.

Dies kann sicher erfolgen, solange der zusätzliche Platzbedarf und höhere Druckpunktbelastung kein Problem ist. Denken Sie daran, dass Ordner durch ihre schwere Beladung leicht umfallen. Der Inhalt wird schneller schmutzig und fettig, weil sie unbenutzt auf dem Regal stehen. Entleeren spart über 40 % Platz. Wenn Sie die vollen Ordner jedoch staubfrei und übersichtlich aufbewahren möchten, dann ist der Direct-Container für Sie eine gute Wahl. 


Die Archivkartons, die ich momentan verwende, sind billiger.

Vielleicht sind Ihre jetzigen Archivkartons in der Anschaffung billiger. Unsere Archivkartons sind dagegen aus dickem Qualitätskarton. Die Seiten sind verklebt, sodass Sie keine Zeit und deswegen Geld für das Falten und möglicherweise Befestigen mit Klammern, verlieren. Unsere Archivkartons werden bei übervoller Beladung sich nicht „beugen“ und daher nicht reißen oder aufgehen. So bleibt Ihr Archiv immer übersichtlich. 

 

Ist der Bündelungsbügel und Quickbinder für meine Dokumente umweltfreundlich und sicher?

Der Bündelungsbügel und Quickbinder ist PVC-, säure- und weichmacherfrei und werden auch bei dauerhafter Aufbewahrung die Dokumente nicht angreifen. Diese Kunststoffmaterialien sind aus Polypropylen und Polyetylen (PP und PE) hergestellt. In der getrennten Müllentsorgung sind diese recycelbar. Im Fall der Verbrennung entstehen keine giftigen Substanzen. Dies gilt für alle unsere Produkte, die aus Kunststoff hergestellt wurden. 


Wie umweltfreundlich sind die Archivkartons und Container?

Wellpappe besteht aus organischen Substanzen und ist biologisch abbaubar. Der Karton ist „chlorfrei“. Die Roh- und Zusatzstoffe sind aus einer Zusammensetzung, wodurch der Karton für nachhaltige Aufbewahrung geeignet ist. Der pH-Wert ist neutral (6,7 bis 7,5). Auch die Tinte und die verwendeten Papiersorten enthalten keine schädlichen Substanzen. Für die Mittel zum Verkleben der Archivkartons und Container wurden keine Leimtypen verwendet, die Schadstoffe enthalten. Alle unsere Archivkartons, außer den säurefreien Archivkartons, sind aus 100 % recycelten und recycelbaren FSC®-zertifiziertem Karton. Die Container sind aus teilweise recyceltem und vollständig wiederverwertbarem FSC®-zertifiziertem Karton gefertigt.  


Sind die Archivkartons säurefrei?

Der Säuregehalt im Karton wird durch die Menge an (Rest-) Lignin in der Zusammensetzung bestimmt. Lignin und Cellulose sind die Hauptkomponenten von Holz. Bei der Herstellung von Cellulose wurden das Lignin und der Harz entfernt. Es bleiben jedoch zwischen 1 und 5 % Lignin in der Cellulose zurück. Beim Bleichen der Cellulose wird das restliche Lignin entfernt und es entsteht stärkere und weißere Cellulose. Nur Karton, der aus gebleichter Cellulose hergestellt wird, ist 100 % frei von Lignin. Normalerweise wird dies nur angewendet, wenn von direktem Kontakt mit Lebensmitteln die Rede ist oder für ästhetische Aspekte. Das Lignin in der Wellpappe der Archivkartons wird die Qualität des Papiers, das darin aufbewahrt wird, nicht beeinflussen. Ligninentfernung ist zudem ein sehr teures und umweltbelastendes Verfahren.

Alle unsere Archivkartons sind aus Wellpappe mit einer geringen Menge an Lignin hergestellt und entsprechen dem neutralen pH-Wert. Unser Sortiment wird ergänzt durch vollständig säurefreie Gemeinde-Archivkartons, die in Übereinstimmung mit den geltenden Normen ICN 3 und 4 für mittellange und lange Archivierung sind, so wie es das niederländische Archivgesetz vorschreibt. 


Gibt es einen Archivkarton, in dem ich einen Ordner aufbewahren kann?

Wir werden regelmäßig gefragt, ob wir auch Archivkartons führen, worin ein Ordner aufbewahrt werden kann. Keine unserer Archivkartons ist dafür geeignet. Wir sind neugierig nach den Gründen, die mit dieser Frage verbunden sind! Wenn Sie vier volle Ordner archivieren möchten, können Sie den Direct-Container wählen, dieser wurde speziell für diesen Zweck entwickelt. Sie archivieren dann keine Luft und haben doch fast alle Vorteile unseres Archivierungskonzepts.