Archiveermethoden

Dynamische archieven, archiveren op de werkplek
Een dynamisch, of actief archief is het archief op en nabij de werkplek. Het bestaat uit alle mapjes, ordners en bakjes waarin je documenten bewaart die je meerdere keren per week gebruikt. Voorbeelden van archiefmiddelen van Loeff's patent voor bij de werkplek zijn: onze 'meegroeiende' dossiermap, de modulair op te bouwen ordnerkast en ons vriendelijke assortiment ordnerrugetiketten.

Statische archieven
Het statische, of passieve archief is de plek waar je documenten opslaat die je niet meer zo veel gebruikt, maar wel opslaat, omdat het verplicht is of omdat je de informatie nog af en toe nog nodig hebt. Met behulp van de Archiefboy, Bundelbeugels, archiefdozen en archiefcontainers van Loeff's patent bouwt u zonder gereedschap, in een oogwenk een compleet professioneel archief.

Is uw archief nu nog bescheiden? Dan is mogelijk een van onze combinatiepakketten voor u interessant.

Archiveermethoden
Er zijn verschillende mogelijkheden om uw documentmanagementsysteem vorm te geven:
Op alfabet: aan de hand van de beginletters van voorwerpen, namen, zaken enzovoort.
Op onderwerp: aan de hand van onderwerpen.
Numeriek: op dossiernummer.
Geografisch: aan de hand van stad, provincie of land.
Chronologisch: aan de hand van data, de meest recente bovenaan.
Per afdeling: met name voor documenten die alleen informatie bevatten die niet voor de gehele organisatie geldt.

Archiefplan
Belangrijk is dat de archiefmethode voor iedere medewerker binnen de organisatie duidelijk is. Een archiefplan is een handig hulpmiddel waarin het totale documentmanagement binnen de organisatie in kaart is gebracht. Het verschaft voor alle medewerkers in de organisatie duidelijkheid over wat waar te vinden is, wie verantwoordelijk is voor het beheer en wat de bewaartermijnen zijn. Dat begint al bij de manier van labelen van een te archiveren documentenbundel.

Archief volgens doorschuifsysteem
Het totaalconcept van Loeff's patent is dé ideale oplossing voor het statische archief. Alle documenten in ordners bundelt u eenvoudig met behulp van bundelbeugels en de Archiefboy. Vervolgens plaatst u de documenten in een archiefdoos, die op zijn beurt in een kartonnen container gaat. Doordat de containers stapelbaar en schakelbaar zijn is het archief gemakkelijk uit te breiden, en gebruikt u nooit meer ruimte dan u nodig hebt. Het is verstandig om de containers per jaar te rangschikken. Zo ontstaat een eenvoudig doorschuifsysteem, waarbij aan de ene kant dossiers worden bijgeplaatst en aan de andere kant afgevoerd, zodra de bewaartermijn is verstreken. Deze indeling is ook geschikt voor een combinatie van dynamisch - en statisch archief.